Dubletter og sammenlægning
To ens kontakter er det, der gør et register rodet: fakturaerne står på den ene, noterne på den anden. Der er to værn: en advarsel, når du gemmer, og en sammenlægning, når skaden er sket.
“Findes kontakten allerede?”
Sektion kaldt ““Findes kontakten allerede?””
Gemmer du en kontakt, og har en anden kontakt samme e-mail eller telefonnummer, gemmes der ikke med det samme. I stedet står den kontakt, der allerede findes, med to valg:
- Det er den samme — læg sammen — den nye kontakt gemmes og lægges straks sammen med den eksisterende. Du kommer til sammenlægningen nedenfor.
- Gem alligevel — det er en anden, fx to personer med samme fastnetnummer. Kontakten gemmes som ny.
Det, du har skrevet, går ikke tabt, mens du vælger.
Sådan sammenligner heyArtist:
- E-mail uden forskel på store og små bogstaver.
- Telefonnumre uden mellemrum og tegn. Et nummer med 8 cifre regnes som dansk, så 20 00 41 17 og +45 20004117 er det samme nummer.
En person kan ikke lægges sammen med en organisation. Ligner den nye kontakt en af den anden type, står den i advarslen, men uden knappen til at lægge sammen.
Læg to kontakter sammen
Sektion kaldt “Læg to kontakter sammen”Findes den samme kontakt to gange, så åbn den, du vil beholde, og klik Læg sammen med … øverst. Vælg den anden kontakt, og klik Videre.
De to kontakter står side om side: Beholdes til venstre og Lægges ind til højre.
- Vælg for hvert felt, hvilken værdi der skal blive. Den senest udfyldte er valgt på forhånd. Står der (tom), er feltet tomt på den kontakt.
- Klik Byt om, hvis det er den anden kontakt, der skal beholdes.
- Sæt flueben i Jeg ved, at det ikke kan fortrydes.
- Klik Læg sammen.
Telefonnumre, grupper, relationer, noter, tilknytninger, fakturaer, aftaler og solgte værker flyttes over til den kontakt, der beholdes. Udstedte fakturaer og aftaler beholder deres egne modtageroplysninger. Har du gemt et link til den kontakt, der blev lagt ind, fører det til den, der blev beholdt.
Dubletter ved import
Sektion kaldt “Dubletter ved import”Importerer du kontakter fra et regneark, markeres mulige dubletter på samme måde, og du vælger for hver række, om den skal springes over, oprettes alligevel eller opdatere den eksisterende kontakt. Se Importér fra Excel eller CSV.